W sejmie trwają prace legislacyjne nad projektem ustawy zmieniającej Kodeks pracy, która przewiduje, że jako pracodawca będziesz mieć możliwość (np. z powodu siły wyższej) polecenia pracy zdalnej. Jako pracownik natomiast będziesz mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o pracę zdalną. W niektórych sytuacjach pracodawca będzie mieć obowiązek uwzględnić Twój wniosek.
Miejsce wykonywania uzgodnione z pracodawcą
Jako pracownik będziesz mógł wykonywać pracę zdalna całkowicie lub częściowo w miejscu przez siebie wskazanym i każdorazowo z pracodawcą uzgodnionym, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Miejsce wykonywania pracy będziesz musiał uzgadniać z szefem każdorazowo.
Polecenie pracodawcy i wniosek pracownika
Jako pracodawca nadal będziesz mógł polecić wykonywanie pracy zdalnej. Będzie to możliwe:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Co ważne, będziesz miał możliwość wydać takie polecenie tylko wtedy, jeśli pracownik bezpośrednio przed wydaniem przez Ciebie polecenia, złoży w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Polecenie wykonywania pracy zdalnej będziesz mógł w każdym czasie cofnąć z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Gdyby na przykład nastąpiła zmiana warunków lokalowych i technicznych, która by uniemożliwiała wykonywanie pracy zdalnej to pracownik będzie miał obowiązek niezwłocznie poinformować Cię o takiej zmianie, a Ty będziesz miał obowiązek niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Według projektowanych przepisów cztery grupy pracowników będą miały przywileje dotyczące wnioskowania o pracę zdalną. Będą to:
- pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2019 r. poz. 473 i 1818),
- pracownik – rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
- pracownik – rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Wyżej wymienieni pracownicy będą mogli złożyć do Ciebie wniosek o pracę zdalną hybrydową lub zdalną w 100%. W takim przypadku jako pracodawca będziesz mieć obowiązek:
- pochylenia się nad wnioskiem pracownika,
- uwzględnienia tego wniosku.
Projektowane przepisy wskazują, że będziesz mógł odmówić uwzględnienia wniosku tych pracowników tylko w sytuacji, gdy wykonywanie pracy w formie zdalnej nie będzie możliwe ze względu na
organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku będziesz musiał poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku.
Koszty pracy zdalnej
Jako pracodawca będziesz miał obowiązek:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
- pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem,
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.
Będziesz mógł ponadto ustalić ze swoim pracownikiem zdalnym zasady wykorzystywania przez niego materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez Ciebie. Pracownikowi wykorzystującemu własny sprzęt będziesz wypłacał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej między Tobą a pracownikiem. Ten ekwiwalent będziesz mógł zastąpić ryczałtem, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom, jakie będzie ponosił pracownik w związku z pracą zdalną. Miej na uwadze, że urządzenia wykorzystywane przez pracownika do pracy zdalnej, niezapewnione przez Ciebie, będą musiały zapewniać bezpieczeństwo pracy.
Kontrola pracy zdalnej
Jako pracodawca będziesz też mógł przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy przez pracownika zdalnego, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jednak zasady tej kontroli musisz określić odpowiednio w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu z pracownikiem. Będziesz miał obowiązek dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Pamiętaj, że wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeśli w trakcie kontroli pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia stwierdzisz uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które określone zostały w informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy to będziesz miał możliwość wezwać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofniesz zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w miejscu i terminie określonym przez Ciebie.
Ocena ryzyka zawodowego
Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej będziesz obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego, uwzględniając w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowy i szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy, i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą:
- zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,
- zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
- czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.
Będziesz mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik będzie musiał potwierdzić, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z tą oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania. Warunkiem koniecznym dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenia zawierającego potwierdzenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z Tobą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik będzie obowiązany ponadto zorganizować stanowisko pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.
